Règlement intérieur de l’association GeekSF.com Adopté par l’assemblée générale du 09/12/2017
Introduction
Bienvenue sur GeekSF, nous sommes une association à but non lucratif dont la mission consiste à donner aux personnes du monde entier la possibilité d’accéder à divers médias tels que les galeries d’images, de gifs, vidéos, documentations et actus de plus d’une quarantaine de franchises dans le domaine de la science-fiction et du fantastique. GeekSF est une communauté investie et active dans les domaines du média afin de partager et de transmettre du contenu de qualité à tous les internautes du monde entier. Afin de garantir une communauté active, nous fournissons les infrastructures essentielles et un cadre organisationnel permettant le développement et la pérennité de l’association GeekSF. Chaque jour, nos membres se battent et donnent de leur temps pour créer, maintenir et mettre à jour les contenus de nos sites web et nos jeux pour une meilleure expérience de nos visiteurs ! Nous vous souhaitons la bienvenue en tant que lecteur, modificateur, auteur ou contributeur des Projets GeekSF, et nous vous encourageons à rejoindre la communauté GeekSF afin d’ajouter, d’améliorer et d’apporter de nouvelles idées. Néanmoins, avant de participer, nous vous demandons de bien vouloir lire et accepter les termes et conditions d’utilisation ci-dessous :
Article 1 – Statut de l’association
GeekSF.com est une association à but non lucratif et est soumis à la loi du 1er Juillet 1901 relative au contrat d'association : Vu le décret du 16 Août 1901 portant règlement d'administration publique pour l'exécution de la loi précitée :
Loi du 1 juillet 1901, article 5 - al 5,6 et 7 - Décret du 16 août 1901, article 3 : Les associations sont tenues de faire connaître, dans les trois mois, tous les changements survenus dans leur administration ou leur direction, ainsi que toutes les modifications apportées à leurs statuts. Ces modifications et changements ne sont opposables aux tiers qu'à partir du jour où ils auront été déclarés.
La loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée : La Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, s'applique à la déclaration relative à votre association dont les destinataires sont les services préfectoraux et les services de l'Etat concernés. L'article 40 de cette loi vous garantit un droit d'accès et de rectification. Celui-ci peut s'exercer auprès du préfet ou du sous-préfet de l'arrondissement du siège de votre association, pour les données à caractère personnel concernant les personnes physiques déclarées comme étant chargées de sa direction ou de son administration.
Statut général de l'association GeekSF consultable par tous les visiteurs sur le site internet.
Article 2 – Agrément des nouveaux membres.
Tout nouveau membre doit être parrainé et présenté par au moins un membre de l’association. Il est agréé par le conseil statuant à la majorité de tous ses membres. Le conseil statue lors de chacune de ses réunions sur les demandes d’admission présentées. Les personnes désirant adhérer doivent remplir un bulletin d’adhésion. Le nouveau adhérent aura une période d'essai d'un an. A la fin de la période d'essai, le conseil d'administration décidera si l'adhérent peut rester ou non dans l'association. L'adhérent en période d'essai doit aussi payer la cotisation annuelle à l'association.
En adhérant à l’association, vous accepter automatiquement les règlements en vigueur dans l’association.
Article 3 – Démission – Exclusion – Décès d’un membre
1. La démission doit être adressée au président ou vice-président du conseil par lettre recommandée. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire. 2. Comme indiqué à l’article « N » des statuts, l’exclusion d’un membre peut être prononcée par le conseil, pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves : - la non-participation aux activités de l’association ; - une condamnation pénale pour crime et délit ; - toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation. En tout état de cause, l’intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion. La décision d’exclusion est adoptée par le conseil statuant à la majorité des deux tiers des membres présents. 3. En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.
La cotisation versée à l’association est définitivement acquise et non remboursable, même cas en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.
Article 4 – Assemblées générales – Modalités applicables aux votes
1. Votes des membres présents Les membres présents votent à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé par le conseil par des membres présents. 2. Votes par procuration Comme indiqué à l’article « N » des statuts, si un membre de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée, il ne peut être représenter que par un adhérent de l’association par procuration. Pour cela, il devra envoyer un courrier avec signature au secrétariat de GeekSF.
Article 5 – Indemnités de remboursement.
Seuls les administrateurs et/ou membres élus du bureau, peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justifications. Les remboursements sont limités à 15 euros par nuitée, 12 euros par repas et uniquement dans le cadre où l’association est présente et ayant à un salon, convention, etc. L’adhérent à la possibilité d’abandon pour ses remboursements et d’en faire don à l’association en vue de la réduction d’impôt sur le revenu art. 200 du CGI.
Article 6 – Commission de travail.
Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du conseil d’administration.
Article 7 – Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le conseil ou par l’assemblée générale ordinaire à la majorité des membres.
Article 8 – Les dons, sponsorings et partenariats
Les adhérents peuvent faire un ou plusieurs dons d’équipements, objets ou pécuniaires à l’association GeekSF pour le bon fonctionnement de l’association. A la suite du don, les adhérents ne pourront pas prétendre à un remboursement ou à un quelconque échange. Un document sera délivré attestant du don fait à l’association par un adhérent.
La commission sponsor sera composée de 2 membres (minimum) du comité et d’autant de membres de l’association que nécessaire en fonction de leurs compétences. Cette commission aura pour mission de contacter les sponsors actuels et de démarcher les sponsors potentiels afin de pouvoir doter les compétitions organisées par l’association. Elle devra rendre compte au comité (tous les 2 mois) du résultat de ses travaux afin de permettre une meilleure coordination. Pour chaque don d’un sponsor, un document devra être délivré par l’association en vue de la réduction d’impôt sur le revenu art. 200 du CGI. En échange du don, l’association aura pour mission d’afficher le sponsor dont la partie prévue à cet effet sur le site GeekSF.com ainsi qu’un affichage du logo du sponsor sur le stand lors des manifestations.
- Le partenaire ou le sponsor n'est pas autorisé de vendre des biens ou des services sous le nom de l'association. Il devra se déclarer à son nom propre, son association ou son entreprise afin d'effectuer de la vente. - Concernant les salons, il devra se déclarer officiellement auprès des organisateurs du salon ainsi qu'aux membres décisionnaires de l'association et avoir l'aval des deux partis. - L'association ne prend pas en charge les coûts dû à la déclaration, licence et location de matériels pour une activité commerciale. - L'association n'est pas responsable en cas de problème administratif, de vol, perte, casse ou perte de chiffre d'affaires lors des manifestations, installations et désinstallations des stands et transports. - L'association se réserve le droit de refuser ou d'annuler la présence et la participation sur le stand du partenaire ou du sponsor à tout moment et sans préavis si le règlement n'est pas respecté.
Article 9 – Les budgets
Le trésorier sous l’autorité du Président ou du vice-président établira un budget prévisionnel pour l’année suivante, et présentera ce budget au comité pour approbation un mois avant la date de l’assemblée générale.
Une ligne budgétaire sera établie en fonction des budgets prévisionnels présentés pour chaque investissement ou manifestation prévue. Une enveloppe financière sera votée pour les dépenses exceptionnelles et toutes les autres dépenses devront être présentées au conseil d’administration et être valider pour acceptation avant d’être engagées.
Préalablement à leur règlement, toutes les factures devront être vérifiées et signées nominativement soit par le Président, le vice-président ou le trésorier.
Article 10 – Les cotisations
La cotisation est plafonnée à quarante euros par membre et chaque 25 février de chaque année terrestre. Chaque nouveau membre devra s’acquitter du montant de quarante euros pour intégrer l’association.
En cas de non-paiement des cotisations à l’association le 25 février, l’adhérent à 30 jours pour s’acquitter de la cotisation. Si l’adhérent ne s’acquitte pas de la cotisation, il peut faire l’objet de sanction disciplinaire allant d’une simple amende, avertissement à une exclusion temporaire ou définitive. En ne s’acquittant pas de cette cotisation, l’adhérent perd ses droits dans l’association. Cependant, un accord exceptionnel peut être établi entre le conseil et l’adhérent.
Dans le cas où l'adhérent n'a pas payé sa cotisation de l'année précédente, la cotisation de l'année -1 sera additionné à l'année n+1 afin de rattraper le retard de paiement. Le montant de la cotisation est réévalué chaque année pour l'année suivante.
La cotisation pour l'année 2018 est fixée à 20 euros.
Article 11 – Devoirs et obligations de chaque adhérent
Dès l’inscription de l’adhérent, des fonctions en fonction de ses compétences lui seront attribuées. Chaque membre quelque qui soit doit respecter les points ci-dessous : - Le respect, la bonne ambiance entre membres d’adhérents, partenaires, … sont obligatoires. - De respecter les règlements en vigueur de l’association - De participer et d’intervenir aux débats, activités et à maintenir les supports de GeekSF à jour en fonction de leurs compétences et fonctions attribuées par le conseil d’administration. - De déclarer sa présence un mois avant aux réunions organisées par le conseil d’administration de l’association. L’adhérent doit ainsi participer au moins une fois par an à une réunion. - De déclarer sa présence trois mois avant aux manifestations où l’association GeekSF est présente avec un stand. - En plus des règlements de l’association GeekSF, les membres doivent respecter les règlements des rassemblements, salons, conventions, etc. où l’association est présente. - L’adhérent a le droit de proposer des idées, d’aider et de faire des dons. - De respecter les copyrights de chaque franchise, site web, producteur, etc. - De ne pas publier, afficher ou d’imposer ses convictions politiques et religieuses au sein de l’association et des manifestations tant que l’adhérent est membre de GeekSF.com - De ne pas publier, afficher, proposer des contenus illégaux, pornographiques, … - De respecter les lois en vigueur dans le pays où l’association se rend - De respecter et de rendre le matériel (dans l’état où il a été prêté) prêté ou loué par l’association ou par un membre. - L'adhérent n'est pas autorisé de vendre des biens ou des services sous le nom de l'association. - Il est strictement interdit de proposer, de transporter ou autres manières qu’il soit des substances illégales pouvant menacer ou nuire à l’image de l’association, à la santé des membres et aux lois en vigueur dans le pays où siège l’association et les pays où se rend l’association.
Tout membre est responsable envers l'association loi 1901 des dommages découlant du non-respect des engagements qu'il a souscrit en adhérent aux statuts. L'association pourra ainsi lui demander l'exécution forcée de l'engagement souscrit, par exemple le paiement des cotisations ou son exclusion. Il reste par ailleurs responsable de ses actes envers l'association loi 1901 en cas de violation de règles civiles ou pénales.
Article 12 – Invités
Chaque membre peut inviter une personne lors des réunions ou manifestations selon la place disponible. Cependant l’invité devra se plier aux règlements de l’association ainsi que ceux des manifestations. L’invité devra participer aux frais engendrés par les manifestations. Il devra ainsi aider, s’impliquer, promouvoir l’association et participer à la bonne ambiance lors des manifestations.
Le président et le conseil d’administration se réservent le droit de refuser l’invité quel que soit le motif ou d’exclure définitivement et à tout moment l’invité en cas de non-respect des règlements.
Article 13 – Copyright
Ce site internet, le jeu OGate, le forum et tous autres supports créés par l'association GeekSF, n'ont aucun lien officiel avec un producteur, réalisateur, artiste ou une chaîne télévisuelle. Tous les produits, logos, images, gifs animés, vidéos et modèles 3D cités dans les supports créés par GeekSF sont la propriété de leur marque respective. GeekSF et ses supports ne sont en aucun cas un site ou un produit officiel d'un film, d’une série, d'un jeu vidéo, d’un produit dérivé ou d'un manga. Toute copie totale ou partielle de son contenu est interdite hormis autorisation du président de l’association GeekSF.
La Propriété intellectuelle, le Droit des marques, les Liens hypertextes, la Responsabilité de l’éditeur, l'Accès au site, les Règles d'usage d'Internet, le fonctionnement du site internet du forum de OGate et tous autres supports créés par l'association GeekSF s'applique en fonction des divers règlements édité par GeekSF, et consultable par tous les visiteurs sur le site internet.
Article 14 – Modifications
Le conseil d’administration se réserve le droit de modifier, à tout moment et sans préavis, les présentes conditions d’utilisation afin de les adapter aux évolutions de ses supports et/ou de leurs exploitations par l’association.
Tous les documents administratifs sont disponibles sur simple demande. Les Procès-verbaux des assemblées générales constitutives sont disponibles sur simple demande.
Règlement adopté le 09/12/2017 par le conseil d'administration. Publié le 16/12/2017 par A.Deletang.
Article 15 – Hiérarchisation de l’association
Président : Duffounet Vice-président : Colken Secrétaire : Teed Secrétaire Adjoint : Adrian11 Trésorier : Franck Représentant : Mate Membre de la direction collégienne : Otaku77
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